ガジェットTouch!

「引っ越し」というプロジェクトの管理にNotionを使ったら、予想以上に便利だった話

先日のブログでも紹介した通り2021年11月に引っ越しをしたのですが、引っ越しというプロジェクトを一人で進めるのは人生で初めて。これまではなんだかんだ家族単位での引っ越しだったり相手がいたりすることだったので、一人でこのプロジェクトを完遂させるのはなにかしらのツールがないと不可能に近いです。

プロジェクトの管理にあたっては普段使っているタスク管理ツールやこれまで使っていたプロジェクト管理ツールなど、色々なツールを検討していたのですが、一度離れていた『Notion』を使ったらすごく便利でした

今回の記事では引っ越しプロジェクトの管理にNotionを選んだ理由や、実際にNotionでどのようにプロジェクトを管理していたかなどを実例を交えながら紹介していきたいと思います。

そもそもNotionは積極的に使おうとしていなかった

引っ越しプロジェクトの管理にNotionを選んだわけですが、そもそも僕はNotionに対してあまり好意的な印象を持っていませんでした。以前ブログでも書いたように、全てをこなすにはあまりにも中途半端な出来ですし、逆にメモやノートとして使うには高機能すぎて使いづらい。

周りの活用例を見ていても「xxがしたいからNotionを使う」ではなく「Notionを使いたいからxxする」というように、手段と目的が逆になっているような気がしていて、それがさらに敬遠する要因になっていました。

横断的に管理できるのはやっぱり魅力かも

そんな僕が引っ越しプロジェクトの管理にNotionを使おうと決めたのは「横断的に網羅する情報を1ページで管理することに優れている」と感じたから。

一口に引っ越しといっても実際に移動するだけではなくてそのプロジェクトの中には

  • 家を探す
  • 家具家電を探す
  • 各種情報を変更する
  • 申し込み・解約をする

といったやることがたくさんあったり、欲しいものや買おうと決めているものをまとめておくリストも必要になってきます。そうなると、それぞれのリストについてそれぞれ最適の見方(ビュー)があるわけです。

厳密に言えばそれぞれのリストごとにページを開ければ良い話なのですが、それだとプロジェクト全体を見たときの視認性があまり良くない。当然ですが複数の項目を1つのページで管理できて、色々なビュー方式で俯瞰できる方が便利ですよね。

1つのリストを参照して別のリストを色々作れるのも便利

またNotionであれば1つの親リストから特定の項目だけを参照した子リストをいろいろ作れた点が魅力。

Notionでは「Relation Database」と呼ばれていますが、元のリストは1つにまとめつつ、必要な項目だけをあたかも別のリストのように表示できるのがかなり便利でした。具体的には引越し関連のやることを親リストで把握して分類や時期ごとに子リストに抽出して使っていました。

こうした1つページだけで運用するプロジェクト管理の方法はNotion以外のツールではなかなかできないため、結果的にNotionを使おう!となったわけです。

引っ越し管理にNotionを使った実例

ここまでプロジェクト管理にNotionを使った理由を説明してきましたがここからは実際に僕がプロジェクト管理でどのようにNotionを使っていたかについて少し紹介していきたいと思います。

所々モザイクがかかったりしていますがこちらが実際に僕が使っていたNotionページのスクリーンショット(データはダミー)です。上から

  • 物件管理
  • 本名物件の情報と周辺環境をまとめたGoogleマップ
  • やることリスト
  • 家具リスト

という順番で並んでいます。それぞれ軽く紹介していきましょうか。

物件管理

まずは物件管理のセクション。物件管理はTrelloのようなカンバンリスト方式で管理して、どの物件がどんな状況になっているかを視覚的にわかりやすく管理していました。

リスト自体はインボックス問い合わせ中内見町申し込み中の4つのコンテキストで分類していて、動きがあれば都度カンバンを移動させるような感じ。

それぞれのチケットには「物件情報のURL」「都道府県」をタグづけして、チケットの中には物件の内装画像や気に入っているポイント、逆に懸念しているところなどをまとめていました。

僕は在宅勤務をする手前、セキュリティや回線速度に関しては優先度がトップクラス。それもあってインターネットが個別で契約できるところを中心に考えていたので、各種不動産管理サイトにその条件が明記されている場合はそれもチケットに記載していました。

本命物件の情報と周辺環境

次のセクションは本名物件の情報と周辺環境を埋め込んだもの。

これはどちらかと言うと物件をある程度絞り込んで後に作成したもので、本名物件の位置とその周囲にあるショッピングモール・スーパー・ 気になるスポット等の情報をGoogle Maps上にまとめてそれをNotionの埋め込み機能を使ってページに埋め込んでいます。

こうすることで実際に現地に行かなくてもマップ上で現地の様子や行きたいところの位置関係が想像できる点が便利で、 実際に現地に行ってみて「思ったよりここ遠いな…」といったようなミスマッチをなくすことを目的にやっていました。

個人的にはこれをやっていたおかげで、コロナ禍であってもある程度スムーズに物件探しができたんじゃないかなと思っています。

引っ越しでやることリスト

お次は引っ越しでやることリスト。ここにはライフラインの手続きや初期費用の支払い期日、各種サイトに登録している情報の変更等など、引っ越しに伴ってやらなければいけない面倒な手続き等を丸ごとをリスト化して入れています。

Notionのインラインテーブル機能を使ってリストを作っていて、通常のリスト表示以外にカレンダービューを設定して視覚的に「期日とタスク」の結びつきを分かりやすくしたり、各タスクごとにコンテキストを付与してフィルタリングできるようにしていました。

引っ越しで欲しい家具のリスト

ラストは引っ越しで欲しい家具のリストです。

欲しかった家具類はメーカーや購入先がバラバラで、各ECサイトごとに管理するのが絶対に面倒だったのでNotionで管理することにしました。反対に家電類は量販店でまとめ買いする予定だったので、ECサイトの「お気に入り」で管理していました。

今回は「欲しい家具」の管理のみが出来れば良かったので、実際の運用としてはNotionのRelation Database機能を活用して、元々別ページに用意していた「気になる・欲しいもの」というリストから「家具」タグのついた項目だけを抽出していました。

まとめ

こんな感じで、今回は「引っ越し」という大きなプロジェクトの管理にNotionを選んだ理由と、実際にどのような形でNotionを活用していたのか?という点についてまとめてみました。

「すべてのデータを管理する」と考えるとまだまだ使い勝手の良さに疑問点が残ってしまいますが、今回の引っ越しプロジェクトのように「特定の目的を持って複数の使い方をする」場合には、割とNotionは最適なツールなのではないかなと個人的には感じました。

今後引っ越しを考えている方や、実際にNotionを何らかの目的で使ってみよう!と考えてる人の参考になればと思います。

個人的に(一時期)Notionを使わなくなった理由は以下の記事にまとめています。