2017年3月6日：加筆修正しました。
どうも@_tenbiです。
僕は中学3年生。いわゆる「受験生」の部類で、中々に大変な毎日を送っています。ちなみに再来週は中間考査です。
しかし僕は“ある事”を続けていることでその疲れを過度にためず、毎日をストレス無しに生活出来ています。
それはタスク管理。細かくやることを完了することで、疲れている日々でもやるべき事が出来ています。
そこで今回は「受験生が実践するタスク管理」として、僕が現在使っているタスク管理システムの全ツール、活用術をまとめます！
ストレスフリーのためのタスク管理
僕がタスク管理をする最も大きな理由が「ストレスを溜めない」ため。
中学1年生の頃、僕は何度も提出物ややらなければいけない事を忘れてしまい、本当にやりたい事・したい事ができず苦労しました。
もしやらなければいけない事を忘れてしまったら怒られ、ストレスが溜まるでしょう。そして、ストレスを発散するために関係無いことを始め、結果として「やりたい事・したい事」をする時間はどんどん少なくなってしまいます。
果たしてそれで良いのでしょうか？
僕には『志望校に合格する』ことと『中学生が情報発信に挑む』という「夢」があります。夢も「やりたい事・したい事」でしょう。もし先ほどのようにやらなければいけない事を忘れ、ストレスが溜まるような毎日を送っていたらこれらの事を行う十分な時間はありますか？ないですよね。
つまり僕は「夢」を追いかける時間を作るためにタスク管理をしているんです。
タスク管理システム、全公開！！
僕はタスク管理システムを「タスク管理・プロジェクト管理・かかった時間・使った資料」などをまとめる総合的なツール群としています。
非常に数が多いので、まずは使用ツールから紹介します！
タスク管理システム・使用ツール
| 使用目的 | 使用ツール |
|---|---|
| タスク管理 | Toodledo |
| 短期プロジェクト管理 | OmniFocus |
| 長期プロジェクト管理 | OmniPlan |
| チェックリスト作成 | ListBook |
| タイムトラッキング | Toggl / aTimeLogger 2 |
| 資料保存 | Evernote |
| 睡眠管理 | SleepTime / Lumen Trails |
ひとつ一つ解説しましょう。
Toodledo – タスク管理ツール
僕がメインのツールとして使っているのがToodledoです。
Toodledoがメインのツールなのは、このサービス自身がクラウド型サービスのためWindows / Mac / iPhone / Androidなどを気にせずに利用出来るからです。大量の重要なタスクを管理しているので、なるべくすべてのデバイスで見れないと支障が出てきます。
例えば、これは僕が毎朝行なっているタスクのリスト。普段はこのリスト+登録されているタスク計100個ほどをこなします。
Toodledoはプロアカウントでないとサブタスク(階層式タスク)が作れないので、ほぼサブタスクのためにプロアカウントを契約しています。
OmniFocus – 短期プロジェクト管理ツール
多くの人がタスク管理ツールとして利用しているOmniFocus、僕はプロジェクト管理ツールとして活用しています。
「プロジェクト」と言っても大きさは様々あるので、OmniFocusは短期で終わるプロジェクトの受け皿として、また「やりたい事リスト」として使用しています。
OmniFocusの画面。プロジェクトはブログ記事にも当てはまるので、ブログ記事の下書きやプロットなども保存されています。
OmniPlan – 長期プロジェクト管理ツール
こちらは主に長期にわたるプロジェクトを管理するためのアプリ。最近では「渋谷ブログ合宿」の時に活用しました。
OmniPlanはひとつのプロジェクトをガントチャートで管理出来るのが特徴で、必要なタスクをそこにどんどん書き込み、「週次スタート」時にToodledoに転記します。最近は大きなプロジェクトが無くて使う機会がめっきり減ってしまったのですが、一覧でやるべき事が管理出来るのでかなり使いやすいツールです。
ListBook – チェックリスト作成・管理
このiPhoneアプリは「持ち物」や「イベント進行の仕方」など、日常的に使う事が多いチェックリストを管理しています。
Toodledoに登録されているタスクとは違い何度でも使い回し、消す必要も無いので、独立したアプリで管理しています。このアプリなら簡単にタスクを追加出来るので、もし追加したい事があっても素早く追加出来ます。
Toggl / aTimeLogger 2 – タイムトラッキング
タスクを実行するときには、時間を計測する事を心がけています。ここではメインのトラッキングツールに「Toggl」、サブにiPhoneアプリの「aTimeLogger」を使っています。
ツールを2つ使っているのはTogglが複数タスクの同時測定に対応していないからで、家でブログを書いている時にはTogglでは「ブログ執筆」、aTimeLoggerでは「自宅」というようにツールを使い分けています。
これはTogglの画面。このようにログを取り続けることで「そのタスクにどの位時間を使ったか」「どうすれば時間を短く出来るか」が客観的に分かるようになります。例えば、この記事を書いている7月18日現在、記事の執筆には計6時間程度を費やしている事が分かります。目標時間は8時間30分なので、あと2時間30分ほどで記事を書き終えなければいけません。
Evernote – 資料保存
書いたブログの記事やタスクに使用した資料、日次レビューの内容はすべてEvernoteに取り込んでいます。
資料がデジタルの場合はそのままEvernoteに保存できるのですが、ScanScap iX500があるおかげで、使用した書類が紙の場合でも同様に保存できるようになりました。
Evernoteには上記内容以外にもかなり沢山の資料があるので、必要な時に取り出せるように「SmartEver」というiPhoneアプリを使っています。
必要なものに「SmartEver」タグを付けるだけで、アプリ内でそのタグの付いているファイルのみ閲覧できるようになります。
Copy – ファイルストレージ
2017年3月6日追記: このセクションで紹介していたファイルストレージサービスCopyは、現在サービスを終了しています。
SleepTime / LumenTrails – 睡眠管理
毎日を快適に過ごす一番の秘訣は睡眠だと考えています。タスクをこなすスピードに直接の影響はありませんが、睡眠を基準とした生活リズムを作ることは非常に大切です。ここでは睡眠時間の管理を2つのアプリで行なっています。
「Sleep Time」はどれほど深い睡眠に就いているかを計測できるアラームアプリ。就寝時にアプリを起動したまま寝ることで、睡眠中の動きを測定し、最適なタイミングで目覚ましを鳴らしてくれます。
「Lumen Trails」はSleepTimeとは違い、睡眠時間のみを計測するアプリです。本来はタスク管理・家計簿と非常に高機能なアプリなのですが、僕の場合はそれぞれ別のアプリを使用しています。
Lumen Trailsが優れているのはグラフの作成機能です。計測した時間を週・月・年ごとのグラフで表示してくれて、さらにそれら毎の平均時間を算出してくれます。この機能のおかげで、睡眠不足の一歩手前になる前に睡眠不足を解消する事ができます。ちなみに今月の平均睡眠時間は5時間47分。睡眠不足ですね。
以上が僕がタスク管理を行う上で使っているツールです。
活用：すべてをToodledoに集約する
ここからは具体的な事活用法についてお話します。
僕の場合、ほぼすべてのタスクをToodledoに集約し、処理しています。
各サービスの情報を集約する
僕は毎週末と週初めに行っている「週次レビュー」「週次スタート」で、必ず各サービスの情報を集め、できる限りToodledoに集めます。
例えばToodledoに「入浴」というタスクがあったとします。
その入浴タスクに掛かる時間を毎日Togglで計測していると、
- 何回そのタスクを実行したか
- 毎日何分タスクをこなしたか
- 平均何分かかっているか
が簡単にわかります。
Toodledoにはタスクに掛かる時間を入力する欄があるので、そこにTogglで計測した1週間の平均時間を転記します。
すると一日の中で「入浴」というタスクに費やす時間がToodledo上で見られるようになります。
こうやってすべてのタスクを細かく計測して、週初めにタスクに時間を転記することで、一日の大体の流れがToodledoでつかめるようになります。
タスクを追加するためにアプリを使う
Toodledoの公式アプリは重くてタスクを追加するのも大変です。
そこでiPhoneアプリの出番、「速Todo」というアプリを使います。このアプリは「Toodledoにタスクを追加する」ために開発されたアプリです。コンテクストやフォルダ・開始日の設定も出来て、なおかつオフラインのタスク追加にも対応しています。
2017年3月6日追記: ここで紹介していた速Todoは、現在提供を終了しています。
プロジェクトはOmniFocusで枠を作って下ろす
僕はToodledoをあくまで「タスク管理ツール」と捉えています。なのでプロジェクト等の余計なものはすべて他サービスに保管しています。
例えば「オフ会開催」というプロジェクトがあったとします。これは「オフ会を開催する」というタスクで有りながら、プロジェクトでもあります。
「オフ会を開催する」には、例えば
- 参加者を募る
- 開催出来る場所を探す
といった沢山のタスクをこなす事が必要です。
こういった複数のタスクを持つものは、ToodledoではなくOmniFocus・OmniPlanで管理するようにしています。
そしてタスクを実行すべき週が来たら、それを「週次スタート」でToodledoに転記します。
カレンダーはタスクで参照する
タスク管理ツールのToodledoにはカレンダーの予定は極力入れず、Googleカレンダーで予定を管理、iPhoneではアプリの「Staccal」で参照しています。
なるべく毎日確認しようとは思っていますが、中々習慣化出来ません。「カレンダーの確認」に限らず、習慣化してしまいたいことは「タスク化」してしまいましょう。繰り返しの設定が簡単に出来るタスク管理ツールで毎日習慣化したいことをこなせば、知らず知らずのうちに習慣化しています。
いちいちタスクにしたくない人はアプリの「Due」を使うといいかもしれません。Dueはしつこくタイマーを鳴らすアプリなので、止めるためにタスクを行うようになります。
各サービスのプロジェクト（フォルダ名）を統一する
せっかく沢山の情報が各サービスにあっても、見つからない事が原因で物事が進まない時があります。
そういった自体を防ぐため、週次スタートの際に各サービスのプロジェクト名・フォルダ名を統一します。こうすることで、各サービスでも同じ名前で検索出来ます。
このツール群で受験に挑む。
今日15歳になった僕。半年後には受験が待っています。
しかしこれらのツールの助けを借り、きちんと計画を持って勉強していけば、必ず志望校に行けると僕は信じています。なぜなら、僕は受験のために1年も前からこのシステムを作ってきたからです。
今日から半年後、僕はこの場に帰ってきます。
成長した高校生へ、そして「日本一の高校生ブロガー」としての一歩を踏み出すてんび〜こと加藤 瑞貴を、今後ともよろしくお願いします。
